일본 비지니스 기본 문서 매너 알아두자!

비즈니스 문서의 기본 규칙

비즈니스 문서에는 사내에서의 보고·연락 등을 위해서 사용되는 「사내문서」와,

기업간 등에서 교환되는 사외용을 위한 「사외문서」가 있습니다.

비즈니스 문서의 목적은 사내·사외를 불문하고, [용건을 정확하고 알기 쉽고 간결하게 전하는 것]입니다.
그렇기 때문에 비즈니스 문서에서는 사적인 편지나 소설처럼 개인의 감정을 담거나 문장 표현에 치중하는 것이 부적절합니다.

또한 비즈니스 문서는 구두로의 전달만으로는 정확성이 없는 사항이나 기록하고 보존해야 할 내용 등을 서면으로 상대방에게 제대로 전달함으로써 나중의 트러블 발생을 막는 등 비즈니스에서 큰 역할을 합니다.

그런데 막상 비즈니스 문서를 작성하게 되면 어렵게 느껴질 수도 있습니다.그런데 걱정할 필요는 없습니다. 왜냐하면 비즈니스 문서에는 기본적인 문형이 있기 때문입니다.대부분의 회사에는 사내 규정 문서 포맷이 있기 때문에 그에 따라 작성하고 올바른 규칙을 기억하도록 합시다.

 

 

"사내 문서"의 종류와 기본 패턴

'사내문서'의 종류

「사내 문서」는, 각부서간, 영업소와 본사간, 상사에게의 제출 문서 등, 사내에서 주고 받는 문서입니다.
주로 아래와 같은 종류가 있습니다.

 

지시 명령 및 결제

통달, 지시서, 품의서, 제안서

보고·신고

보고서, 신고서, 시말서

연락·조정

통지서, 회람문, 의뢰서, 전언메모

기록·보존

의사록, 장부류

 

 

'사내문서'의 예

사내 문서 '통지서'의 예를 살펴보겠습니다.

① 우측 상단에 발신 연월일을 기재

② 좌측 상단에 수신인명을 기재

③ 우측에 발신자명을 기재

④ 중앙에 제목 기재.문자 포인트를 늘리거나 강조 문자로 하는 등 눈에 띄게 하다

⑤ 용건을 간결하게 기재.상세한 것은 별기로 한다.

⑥ 중앙에 '기(記)'라고 기재

⑦상세 내용을 조목별로 적고 알기 쉽게 기재

⑧ 우측 하단에 '이상'이라고 기재하고 끝맺음

 

 

 

'사내문서'의 핵심

알기 쉽게 간결한 문장으로 하다
1건의 내용에 대해 1매의 용지로 정리하다
수신인 이름에 회사명은 불필요.
'배계'나 '경구', 시후의 인사 등 의례적인 표현은 불필요
경어 사용도 될 수 있는 대로 간소하다

 

 

 

'사외문서'의 종류와 기본 패턴

'사외문서'의 종류

'사외문서'는 거래처나 관계회사 등 자신이 소속된 회사 이외의 기업이나 사람에게 제출하는 문서입니다.
주로 아래와 같은 종류가 있습니다.

 

 

거래 관계

견적서, 주문서, 청구서, 의뢰서, 조회장, 답변서, 독촉장, 통지장

사교·의례

인사장, 초대장, 영장, 축하장(개업 개점, 신축 개장, 영전 취임 등), 문안장

 

'사외문서'의 예

① 우측 상단에 발신 연월일을 기재

② 좌측 상단에 수신인명(회사명, 직급명, 성명, 경칭)을 기재

③ 우측에 발신인명(회사명, 직책명, 성명 등)을 기재

④ 전문. 문두에 '배계', '근계' 등의 두어를 기재.시후의 인사, 감사의 인사를 계속하다

⑤ 주문. 용건을 완결에 기재

⑥ 말문. 마지막 인사를 하다

⑦ 오른쪽 아래에 「경구」 「경백」등의 결어로 끝맺음

 

 

 

'사외문서'의 포인트

애매한 표현을 피하고 간결하게 정리하다
의례적인 인사는 필수.실례가 없도록 공손하고 예의 바른 문장으로 하다
1건의 내용에 대해 1매의 용지에 담다
인사장이나 예장은 특히 예의를 중요시하는 문서이기 때문에 전문(시후 인사, 감사의 인사 등)과 말문을 생략하지 않는다
법인명은, 주식회사를 (주)등 생략하지 않고, 정식 명칭을 쓴다.

 

 

알아두고 싶은 플러스 테크닉

경칭은 수신인명으로 바뀐다

회사나 부서는 「御中」, 직명으로는 「殿」, 개인명이 붙은 직명으로는 「殿」이나 「様」, 복수명일 때는 「各位」

 

구어는 사용하지 않는다

~부적절한 구어의 예~

「いろいろ」、「いろんな」、「かなり」、「だと思います」、「そんな」、「どんな」、「でしょう」