잡동구리

비즈니스 문서의 기본 규칙

비즈니스 문서에는 사내에서의 보고·연락 등을 위해서 사용되는 「사내문서」와,

기업간 등에서 교환되는 사외용을 위한 「사외문서」가 있습니다.

비즈니스 문서의 목적은 사내·사외를 불문하고, [용건을 정확하고 알기 쉽고 간결하게 전하는 것]입니다.
그렇기 때문에 비즈니스 문서에서는 사적인 편지나 소설처럼 개인의 감정을 담거나 문장 표현에 치중하는 것이 부적절합니다.

또한 비즈니스 문서는 구두로의 전달만으로는 정확성이 없는 사항이나 기록하고 보존해야 할 내용 등을 서면으로 상대방에게 제대로 전달함으로써 나중의 트러블 발생을 막는 등 비즈니스에서 큰 역할을 합니다.

그런데 막상 비즈니스 문서를 작성하게 되면 어렵게 느껴질 수도 있습니다.그런데 걱정할 필요는 없습니다. 왜냐하면 비즈니스 문서에는 기본적인 문형이 있기 때문입니다.대부분의 회사에는 사내 규정 문서 포맷이 있기 때문에 그에 따라 작성하고 올바른 규칙을 기억하도록 합시다.

"사내 문서"의 종류와 기본 패턴

'사내문서'의 종류

「사내 문서」는, 각부서간, 영업소와 본사간, 상사에게의 제출 문서 등, 사내에서 주고 받는 문서입니다.
주로 아래와 같은 종류가 있습니다.

'사내문서'의 예

사내 문서 '통지서'의 예를 살펴보겠습니다.

① 우측 상단에 발신 연월일을 기재

② 좌측 상단에 수신인명을 기재

③ 우측에 발신자명을 기재

④ 중앙에 제목 기재.문자 포인트를 늘리거나 강조 문자로 하는 등 눈에 띄게 하다

⑤ 용건을 간결하게 기재.상세한 것은 별기로 한다.

⑥ 중앙에 '기(記)'라고 기재

⑦상세 내용을 조목별로 적고 알기 쉽게 기재

⑧ 우측 하단에 '이상'이라고 기재하고 끝맺음

'사내문서'의 핵심

알기 쉽게 간결한 문장으로 하다
1건의 내용에 대해 1매의 용지로 정리하다
수신인 이름에 회사명은 불필요.
'배계'나 '경구', 시후의 인사 등 의례적인 표현은 불필요
경어 사용도 될 수 있는 대로 간소하다

'사외문서'의 종류와 기본 패턴

'사외문서'의 종류

'사외문서'는 거래처나 관계회사 등 자신이 소속된 회사 이외의 기업이나 사람에게 제출하는 문서입니다.
주로 아래와 같은 종류가 있습니다.

'사외문서'의 예

① 우측 상단에 발신 연월일을 기재

② 좌측 상단에 수신인명(회사명, 직급명, 성명, 경칭)을 기재

③ 우측에 발신인명(회사명, 직책명, 성명 등)을 기재

④ 전문. 문두에 '배계', '근계' 등의 두어를 기재.시후의 인사, 감사의 인사를 계속하다

⑤ 주문. 용건을 완결에 기재

⑥ 말문. 마지막 인사를 하다

⑦ 오른쪽 아래에 「경구」 「경백」등의 결어로 끝맺음

'사외문서'의 포인트

애매한 표현을 피하고 간결하게 정리하다
의례적인 인사는 필수.실례가 없도록 공손하고 예의 바른 문장으로 하다
1건의 내용에 대해 1매의 용지에 담다
인사장이나 예장은 특히 예의를 중요시하는 문서이기 때문에 전문(시후 인사, 감사의 인사 등)과 말문을 생략하지 않는다
법인명은, 주식회사를 (주)등 생략하지 않고, 정식 명칭을 쓴다.

알아두고 싶은 플러스 테크닉

경칭은 수신인명으로 바뀐다

회사나 부서는 「御中」, 직명으로는 「殿」, 개인명이 붙은 직명으로는 「殿」이나 「様」, 복수명일 때는 「各位」

구어는 사용하지 않는다

~부적절한 구어의 예~

「いろいろ」、「いろんな」、「かなり」、「だと思います」、「そんな」、「どんな」、「でしょう」

안녕하세요~ 오늘은 만약 내가 일본에 있거나, 일본인 관리자와 메일을 주고 받아야 할 때 

[ 감사합니다 ] 라고 감사의 말을 전하고 싶을때! 그럴때 무례하지 않는 말로  어떤 말이 좋을 지 

제가 오늘 포스팅 해보도록 하겠습니다~

질문 및 질문에 즉각적으로 대응 하였을 때 

관리자의 메일이 즉시 답장을 주어서  문제가 있거나, 피드백이 빨리 왔다. 할 경우에는 

상대방의 즉각적인 대응에 감사를 표하는 어구입니다~ 

「素早いご返信（ご対応）誠にありがとうございます。」
「すぐにご返信くださり、ありがとうございます。非常に助かりました。」

힘든일이 있는데 상사가 메일로 위로의 말을 건내 주었을 때

갑작스러운 대응을 하거나, 정신적으로  힘들때 상사분이 걱정하는 모습을 보여  주었다!

[ 도와줄까? ] , [ 조금 쉬는 것이 어때? ] 이럴때  사용하는 회신 예입니다~

「お気遣いありがとうございます。」
「ご配慮ありがとうございます。」
「嬉しいお言葉、痛み入ります。」

요기서 조금 더  더하자면, 이러한 말과  함께 이제 상사분의 염려하는 말도 넣어주면  아주 예의바른 표현이 됩니다.

「こちらは大丈夫ですので、○○部長(부장님)も体調にはお気を付けくださいませ」  

라는 말을 함께 보내주세요~ 

한국으로 치면 전 괜찮아요~ 부장님도  몸조심하세요~ 이런 표현이 되겠네요 ㅎㅎㅎ

상사로부터 감사의 표현을 받았을 때 「どういたしまして」 말고 다른 표현

상사로부터 자신의 대응을 칭찬을 받았거나, 감사하거나 하는 경우. 일반적으로는 천만에요~ 라고 말하는 것은 그다지 적절하지 않다고  합니다. 

조금 예의 바른 표현으로 

「とんでもございません。お役に立てたのなら幸いです。」
「そう言っていただけて安心しました。こちらこそありがとうございます。」

란 표현이 적절하다고 합니다. 

무심코 「どういたしまして」 라고보내면 음? 하는 느낌이 든다고 해요~

외국인이니깐, 괜찮겠지~ 라고  넘기지 마시고 일본인을 상대하신 다면 그 예의에 맞는 말도 중요합니다~

이외에도 더 좋은 표현이 있으면 바로  블로그에 소개해드리러 오겠습니다~  

그럼 이만~ 

2020/07/02 - [일본에 대한 이야기/알아두면 좋은 이야기] - 알아두면 쏠쏠한_ 월별로 다른 일본의 편지 인사법!

안녕하세요~ 여러분들은 편지를 쓰시나요?

아니 무슨 이런 시대에 편지야.. 하시는 분들도  있으시겠죠? ㅎㅎ 

그런데 일본은 지금 이런 시대에도 우편을 서로 주고 받고 있다고  합니다.

그런데 일본은  계절에 따라 인사를 한다는것 알고 있으셨나요? 그것이 사계절이 풍부한 일본 특유의 전통 습관이라고 합니다! 기본적인 명절 인사 규칙을 토대로 활용하시면  비즈니스에서도 사용이 가능하니! 한번 쓱 읽어보시는 것도 좋을것 같아요~

명절 인사 규칙! 

시작 어구 또는 맺음말 사용

두어는 편지의 처음에 쓰는 '근계(謹啓)(삼가 아룁니다의 뜻)'를 말하며, 두어를 쓴 경우에는 편지 마지막에 반드시 '경구(삼가 아뢴다는 뜻)'와 같은 결어를 씁니다. 본문의 첫머리에 해당하는 시후(사계절)의 인사는, 「근계(謹啓)(삼가 아룁니다의 뜻)」등의 두어의 후에 쓰는 것이 기본 룰입니다.

그러나, 두어·결어를 사용하면 딱딱한 표현이 되어 버려, 친한 사이로는 편지가 서먹해 질지도 모릅니다.이러한 경우는, 두어·결어를 생략하고, 시후의 인사로부터 편지를 쓰기 시작하기도 합니다.

전략(前略) 사용여부

편지에는 「 前略 」를 사용 하는 경우, 명절 인사는 쓰지 않습니다.  前略는 「 전문을 생략한다 」 라는 의미를 위해, 명절 인사를 略する(생략하다) 라는 의미입니다. 명절 인사를 쓸 때에는 「 前略 」을에 하는 것은 피 합시다.

사과/동정 이면 사용 안 함

사과의 편지에서는 죄송하다는 마음을, 병문안 편지에서는 상대의 컨디션을 걱정하는 마음을 계절의 인사보다 우선하고 싶은 것이라면! 

사과나 병문안 편지의 경우는 시후의 인사를 생략하고 단도 직입적으로 본제에 들어갑니다.본문 끝인사에서 [아오타( 아직 벼가 익지 않은 논)에 산들거리는 바람이 상쾌한 계절], [산들이 붉게 물들 무렵에는 등 계절]등, 계절에 대해 언급해 보는건 어떨까요?

1 월 

1 월 초순 (1 월 4 일경까지) 冬至（とうじ）

* 계절 인사말 (사업): 新春の候、貴社ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。（初春の候、迎春の候）

* 명절 인사 (개인): 初春を迎え、ますますご壮健のことと拝察いたします。

1 월 중순 (1 월 19 일경까지) 小寒 (しょうかん)

계절 인사말 (사업): 小寒の候、貴社にはいよいよご盛栄の由、お喜び申し上げます。

명절 인사 (개인): 松の内のにぎわいも過ぎて、ようやく平生の暮らしがもどってまいりました。

1 월말 (1 월 20 일 이후) 大寒（だいかん)

* 계절 인사말 (사업): 大寒の候、貴社には益々ご隆昌の段、拝察いたします。（酷寒の候、降雪の候、大寒のみぎり）

* 명절 인사 (개인): 酷寒のみぎり、吹きすさぶ北風がいっそう身にこたえます。

2 월 

2 월 초순 (2 월 3 일경까지)  大寒（だいかん）

* 계절 인사말 (사업):  晩冬の候、貴社におかれましてはますますご隆盛の段、大慶に存じます。（酷寒の候、大寒の候）

* 명절 인사 (전용): 寒明けとは申しますが、まだまだ骨身にしみる寒さが続いております。

2 월 중순 (2 월 18 일경까지) 立春（りっしゅん）

* 계절 인사말 (사업): 春寒の候、貴殿におかれましてはいよいよご健勝のこととお喜び申し上げます。（立春の候、残寒の候、余寒の候、残雪の候）

* 명절 인사 (전용): 春風待ち望む今日この頃、いかがお過ごしでしょうか。

2 월말 (2 월 19 일 이후) 雨水（うすい）

* 계절 인사말 (사업): 向春の候、貴社いよいよご隆盛の趣、慶賀の至りに存じます。（三寒四温の候、解氷の候、梅花の候、早春の候）

* 명절 인사 (전용): 窓外より聞こえてくるうぐいすの初音に、春の到来を感じております。

3 월 

3 월 초순 (3 월 5 일경까지) 雨水（うすい）

*계절 인사말 (사업): 三寒四温の候、貴社におかれましてはますますご繁栄のことと、お喜び申し上げます。（向春の候、解氷の候、梅花の候、早春の候）

*명절 인사 (전용): 浅春のみぎり、皆様にはご健勝にてお過ごしのことと存じます。

3 월 중순 (3 월 20 일경까지) 啓蟄 (けいちつ)

*계절 인사말 (사업): 向春の候、貴社いよいよご隆盛の趣、慶賀の至りに存じます。（軽暖の候、啓蟄の候）

*명절 인사 (전용): 春寒も緩みはじめ、ようやく過ごしやすい気候となってまいりました。

3 월말 (3 월 21 일 이후) 春分（しゅんぶん）

*계절 인사말 (사업): 春暖の候、貴社におかれましてはますますご隆盛の由、拝察いたします。（春分の候、春陽の候、仲春の候）

*명절 인사 (개인): 淡雪も消え、道の辺の草にも春の色が感じられます。

4 월 

4 월 초순 (4 월 4 일경까지) 春分（しゅんぶん）

*계절 인사말 (사업): 春分の候、貴社にはますますご清栄のこととお慶び申し上げます。（春暖の候、春陽の候、春暖の候、仲春の候）

*명절 인사 (개인):  桜花満開の好季節がやってまいりました。

4 월 중순 (4 월 19 일경까지) 清明（せいめい）

*계절 인사말 (사업): 麗春の候、貴殿いよいよご健勝のこととお喜び申し上げます。（清和の候、桜花の候、春爛漫の候、春風駘蕩の候、春粧の候）

*명절 인사 (개인): 春の夜のおぼろ月に風情を感じる季節となりました。

4 월말 (4 월 20 일 이후) 穀雨（こくう）

*계절 인사말 (사업): 晩春の候、貴社にはいよいよご盛栄の段、お慶び申し上げます。（惜春の候、穀雨の候）

*명절 인사 (개인): 花の盛りもあわただしく去り、いよいよ春も深まってまいりました。

5 월 

5 월 초순 (5 월 5 일경까지) 穀雨 (こくう)

*계절 인사말 (사업): 晩春の候、貴社におかれましてはいよいよご繁栄の由、お慶び申し上げます。（惜春の候、残春の候、穀雨の候）

*명절 인사 (개인): 風薫る五月となり、ご壮健にてお過ごしのことと存じます。

5 월 중순 (5 월 20 일경까지) 立夏（りっか）

*계절 인사말 (사업): 新緑の候、貴社にはいよいよご隆盛の段、大慶に存じます。（若葉の候、青葉の候、薫風の候）

*명절 인사 (전용):  五月晴れの好天が続く毎日、お元気にてお過ごしのことと存じます。

5 월말 (5 월 21 일 이후) 小満 (しょうまん)

*계절 인사말 (사업): 初夏の候、貴殿にはますますご健勝のことと、お喜び申し上げます。（万緑の候、向暑の候、薄暑の候）

*명절 인사 (개인): 春から夏へとうつろいゆく季節、お変わりございませんでしょうか。

6 월 

6 월 초순 (6 월 5 일경까지) 小満 (しょうまん)

*계절 인사말 (사업): 万緑の候、貴社にはますますご隆盛の段、お慶び申し上げます。（向暑の候、薄暑の候、初夏の候）

*명절 인사 (개인): 初夏のさわやかな風が木々の緑とたわむれる頃となりました。

6 월 중순 (6 월 20 일경까지) 芒種 (ぼうしゅ)

*계절 인사말 (사업):長雨の候、貴社にはますますご隆盛の由、慶賀の至りに存じます。（入梅の候、紫陽花の候、芒種の候）

*명절 인사 (전용): 長雨のみぎり、お変わりはございませんでしょうか。

6 월말 (6 월 21 일 이후)  夏至（げし）

*계절 인사말 (사업): 夏至の候、貴殿いよいよご健勝の段、何よりと存じます。（短夜の候、梅雨晴れの候、霖雨の候）

*명절 인사 (전용): 雨後の新緑がひときわ濃く感じられる今日この頃です。

7 월 

7 월 초순 (7 월 6 일경까지) 夏至（げし）

*계절 인사말 (사업): 短夜の候、貴殿ますますご清祥の由、何よりと存じます。（夏至の候、仲夏の候、梅雨晴れの候、霖雨の候）

*명절 인사 (전용): 白南風が、ようやく梅雨明けの知らせを届けにやってまいりました。

7 월 중순 (7 월 22 일경까지) 小暑 (しょうしょ)

*계절 인사말 (사업): 猛暑の候、貴社にはますますご隆盛の段、慶賀の至りに存じます。（盛夏の候、酷暑の候、冷夏の候）

*명절 인사 (개인): 夏の日盛りに木陰の恋しい季節となりました。

7 월말 (7 월 23 일 이후) 大暑 (たいしょ)

*계절 인사말 (사업): 酷暑の候、貴殿におかれましてはますますご健勝の段、何よりと存じます。（大暑の候、炎暑の候、三伏の候）

*명절 인사 (전용): 蝉時雨が賑やかに降り注ぐ季節となりました。

8 월 

8 월 초순 (8 월 7 일경까지) 大暑 (たいしょ)

*계절 인사말 (사업) : 大暑の候、貴社にはますますご清栄のこととお慶び申し上げます。（炎暑の候、酷暑の候、三伏の候）

*명절 인사 (개인):  残暑がいっそう身にこたえる毎日ですが、いかがお過ごしでしょうか。

8 월 중순 (8 월 22 일경까지) 立 秋 (りっしゅう)

*계절 인사말 (사업): 残暑の候貴殿におかれましてはいよいよご健勝の趣、何よりと存じます。（納涼の候、晩夏の候、暮夏の候、季夏の候）

*명절 인사 (개인): 残暑もようやく衰えを見せる頃となりました。

8 월말 (8 월 23 일 이후) 処暑 (しょしょ)

*계절 인사말 (사업): 秋暑の候、貴社におかれましてはいよいよご盛栄のことと拝察いたします。（納涼の候、早涼の候、初秋の候）

*명절 인사 (전용): 窓外より聞こえくる虫の音に、しだいに秋の気配を感じる頃となりました。

9 월 

9 월 초순 (9 월 7 일경까지) 処暑 (しょしょ)

*계절 인사말 (사업): 早涼の候、貴社にはいよいよご隆盛のこととお慶び申し上げます。（秋暑の候、納涼の候、新秋の候、孟秋の候、新涼の候、初秋の候）

*명절 인사 (전용): 野分け立つ日、秋の訪れを感じております。

9 월 중순 (9 월 22 일경까지) 白露（はくろ）

*계절 인사말 (사업): 秋涼の候、貴社にはますますご隆盛の段、慶賀の至りに存じます。（爽秋の候、涼風の候、白露の候、秋晴の候）

*명절 인사 (전용): 爽涼の秋となり、朝夕はしのぎやすくなってまいりました。

9 월말 (9 월 23 일 이후) 秋分（しゅうぶん）

*계절 인사말 (사업): 秋分の候、貴殿にはますますご健勝の段、お喜び申し上げます。（秋冷の候、秋晴の候）

*명절 인사 (개인): 稲穂がしだいにこうべを垂れ、実りの秋もいよいよでございます。

10 月 

10 월 초순 (10 월 7 일경까지) 秋分（しゅうぶん）

*계절 인사말 (사업): 秋冷の候、貴社におかれましてはますますご清栄のこととお慶び申し上げます。（紅葉の候、秋雨の候、秋分の候、秋晴の候）

*명절 인사 (개인): 灯火親しむ秋の夜長、いかがお過ごしでしょうか。

10 월 중순 (10 월 22 일경까지) 寒露（かんろ）

*계절 인사말 (사업): 夜長の候、貴殿ますますご健勝の段、何よりと存じます。（秋冷の候、錦秋の候、紅葉の候、寒露の候、秋麗の候）

*명절 인사 (개인): 稲田は黄金に波打ち、まさに収穫の秋となりました。

10 월말 (10 월 23 일 이후) 霜降（そうこう）

*계절 인사말 (사업): 紅葉の候、貴社にはいよいよご盛栄のことと拝察いたします。（錦秋の候、霜降の候）

*명절 인사 (개인):  暦の上でははや霜降となり、朝夕はことに肌寒くなってまいりました。

11 月 

11 월 초순 (11 월 6 일경까지) 霜降（そうこう）

*계절 인사말 (사업): 霜降の候、貴殿におかれましてはいよいよご清祥のこととお喜び申し上げます。（晩秋の候、錦秋の候、深秋の候、暮秋の候）

*명절 인사 (개인): 菊の香り漂う霜月を迎えましたが、いかがお過ごしでしょうか。

11 월 중순 (11 월 21 일경까지) 立冬 (りっとう)

*계절 인사말 (사업): 菊花の候、貴社におかれましてはますますご隆盛の段、慶賀の至りに存じます。（向寒の候、初霜の候、冷雨の候、時雨の候）

*명절 인사 (개인): 枯葉舞い散り、いよいよ冬の到来となりました。

11 월말 (11 월 22 일 이후) 小雪（しょうせつ）

*계절 인사말 (사업): 向寒の候、貴社にはいよいよご盛栄のことと拝察いたします。（露寒の候、霜秋の候）

*명절 인사 (전용): 霜枯れの季節となり、冬の到来をいっそう間近に感じております。

12 月 

12 월 초순 (12 월 6 일경까지) 小雪（しょうせつ）

*계절 인사말 (사업): 初冬の候、貴社ますますご隆盛のこととお喜び申し上げます。（師走の候、初雪の候、孟冬の候、季冬の候）

*명절 인사 (개인): 朝夕の凍てつくような北風が肌身にしみるこの頃です。

12 월 중순 (12 월 21 일경까지) 大雪（だいせつ）

*계절 인사말 (사업): 師走の候、貴行益々ご発展のことと大慶に存じます。（大雪の候、霜寒の候）

*명절 인사 (개인): 師走のみぎり、お忙しくご活躍のことと拝察いたします。

12 월말 (12 월 22 일 이후) 冬至（とうじ）

*계절 인사말 (사업): 冬至の候、貴社におかれましてはますますご清栄のことと慶賀の至りに存じます。（歳晩の候、歳末の候、歳末のみぎり）

*명절 인사 (개인): 迎春のお支度にあわただしくお過ごしのことと拝察いたします。

인사법을 알아보았어요~ 어느순간 어떤때 쓸지 모르겠지만~ 메일을 주고 받을때도  예의있게 보이지 않을까요? ㅎㅎㅎ

다음에 또 다른 포스팅으로 찾아 뵐께요~ 

2020/07/02 - [일본에 대한 이야기] - 일본의 설날에 대해 알아보자~

2020/07/01 - [쏠쏠한 파일] - 하울의 움직이는 성_ 일본어 대본

2020/06/30 - [일본 동화로 듣기 공부] - 일본 동화로 듣기 공부#7) 잇큐상에 대해서